インターネットの備忘録

インターネット大好きな会社員がまじめにつける備忘録です。

音楽イベントの作り方 その4 「運営どうすんの」

☆ おしゃれじゃない音楽イベントやります
└ 音楽イベントの作り方1「会場探し」
     └ 「会場探し」の補足
└ 音楽イベントの作り方2「機材どうすんの」
└ 音楽イベントの作り方3「集客どうすんの」
└ 音楽イベントの作り方4「運営どうすんの」←いまここ
☆備品とかについて
└ イベント配布のリストバンド100本で3千円ちょいしかもすぐ届く
☆機材について
└ 音響レンタル「スピーカーズ」手頃価格&超ナイス対応で良かった話

ということで最後です。
イベント運営。幅広いですが、今回は「事前」「当日」「事後」で分けます。

イベント運営 事前

1に予測、2に予測、3・4がなくて5に予測。
予測というのはお金・トラブル・ありうる問い合わせなど。
今回は主に予算組みについてメモします。


「イベント運営とか無理っすわー」と言われるときに、多くは「何がいくらかかるかわかんないし、それの管理とか無理」みたいな理由があったりするので、わたしはこうしてますというのを公開すると、

  • Googleドライブで収支試算表を管理
  • 当日の流れはワークフロー図にして管理
  • あとは覚悟

です。


収支試算表を作っちゃうというのはけっこう重要で、収支の試算が出来てしまえば、「ああ最悪でも自分が○万円を自腹切れば誰にも迷惑をかけずに済むんだな」と腹を括りやすくなるという意味でも、早めにやっちゃうといいです。

わたしはこんなのを作ってます。


ここではExcelで作ってますが、わたしは直接Googleドライブのスプレッドシートで作ってしまうことが多いです。どこからも・いつでも・誰でも閲覧編集できるので、複数メンバーのいるイベントなんかではこっちのほうがいいと思うので。


Trial BS.xlsx 直
Excelファイル、自由に使ってください。
フォーマットはこれに限らないと思いますが。

  • 何がいくらかかるか
  • 入場料をいくらに設定して/何人来てくれれば最悪OKか

を把握してしまい、絶対に譲れないコンテンツなら自腹を切ってやるか、当初の予測より来てもらう人数を増やせばいい。
「収入試算」でいうところの、青い部分に入れば赤字で誰かがギャーッてなることもないので、その範囲で調整できるようにすればよいと思います。

イベント運営 当日

ざっくり書くと

  • どこから来てくれた(どこで見てくれた)人を
  • 当日の会場でどうやって受付(把握)して
  • どう案内すればいいか

だけです。


今回の「風呂と音楽」ではリストバンド形式で管理することにしましたが、これは場内に風呂と音楽以外のお客さんもいて分類しなければいけないという理由からだけなので、クラブやライブハウスで開催するときには入り口で適宜必要最低限のチェックをすればよいと思います。


ややこしいのは「○○で見て来ました」みたいに、参加表明窓口ごとに何か分けようとすると死ぬほど面倒になるので、よっぽどのことがない限りは避けたほうがよいということくらい。


「アド街を観た!」って言った人に○○をあげますみたいなシンプルな感じにはしにくいと思うので、そうやって分けるとしたら、最低でも受付に2人以上は必要になると思います。
運営スタッフの数に余裕があれば挑戦してみてもいいのかもしれませんが、わたしはたぶんしないと思います。めんどい割に、効果が見込めないので。

イベント運営 事後

当日の精算は言うまでもなく大切ですが、「参加表明をしてくれた人のうち、何%が来てくれたか」はなんとなくでもいいので把握しておくと良いです。イベント企画の性質にもよるので、あくまで目安にしかならないのですが、次回以降どこでどうやって告知したほうが知ってもらいやすいかを把握しておくのは重要。


また、単発ではなく、継続したイベントにしたいなと思っている場合は、当日の様子写真も押さえておく方がいいんだろうなと思ってます。
というのも、今までの項目でも述べたんですが、「何がどんなふうに行われているかよくわからない」イベントって気軽に参加しにくいので、「ああこんな感じにカジュアルでいいんだな」レベルで構わないので、様子が分かる写真があったほうが良いのではと思います。


ただし、今回の「風呂と音楽」でも当日注意喚起しようと思っているのですが、「イベント当日の写真をSNSにアップロードする際の注意」を予め伝えておくほうがいいのかもしれないと思います。
ここからは超現代的な課題で、わたしもまだ手探りなのですが、「この日にこのイベントに参加していたことをあまり知られたくない人」や「インターネットに自分の顔写真が公開されるのを嫌がる人」というのは一定数います。


写りたくない/公開されたくない理由は人それぞれなので、ここでは言及しません。
いずれにせよ、都度聞いて対応するよりは、基本的に「OKをもらっていない相手の顔写真を公開するのは止める」「もし大人数などで全員に承諾を取りきれない場合は、カメラアプリのエフェクトや加工で最低限の配慮をする」くらいはすべきなんじゃないかなと思っています。


「わたしはいいけど他の人はイヤなんじゃないかな?」と常に考えてみてくださいね、というだけなんですが、伝えないと「別にいいじゃん」でフルオープンになってしまって、後々嫌な思いをする人が出てしまうことがあるので、配慮しておきたいなというのが幹事的な思惑でございます。

ここは本当に難しくて、100人いたら100人の思惑があって、線引きがあって、全部にきめ細やかに対応するのは現実的ではないので、ある程度渋めにラインを引いておくのがいいんじゃないかな。


という感じで大まかに「会場選び」「集客」「機材」「運営」と分けてみましたが、思い出し次第都度追加していきたいと思います。あまりこういう「イベント開催から当日運営まで」がバーっとまとまっているものって見たことがなくて、わたし自身もやりながら失敗しながら知っていったことなので、ノウハウの共有が出来ていけるとうれしいな〜と思います。


ということで4/27(土)11時半〜@東急東横線綱島駅 綱島ラジウム温泉〜東京園でお待ちしています!
http://atnd.org/event/E0014213
マジで来てね!マジで!!!

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