メールの返信は面倒くさい。
おまえそれはこないだのメール見ろよとか
全員に返信してこいよとかいろいろ面倒なことが
日々積み重なっていくのがメール返信だと思うのですが、
さくっと返信して終わらせたいけどうまい言葉が見つからない、
というときがいちばん面倒くさい。
ただ、虚礼廃止虚礼廃止と唱えて返信したメールが
相手の逆鱗に触れちゃって「あいつは失礼なやつだ！」なんて
先々もっと面倒くさいことになるのでこれも面倒くさい。
だったらバカみたいに忙しいときにキーボードを打つ指が止まらないよう、
かつ、ある程度失礼にならない表現方法のストックを持っておくのがいいのでは、
ということに気づきまとめることにしました。
断るとき
あんまりムゲにしてもなあ…というとき。
はっきり断りたいんだけど、相手がムッとしないで済む表現。
断りたい理由別にいくつか。
・できないとき、無理なとき
「そちらの件については対応が難しいかと思います。」
「今回のご依頼については対応しかねます。」
「こちらも対処のしようがなく困っております。」
・拒否したい、やめてほしいとき
「○○されるのはご遠慮いただけますでしょうか。」
「今後お控えいただけますでしょうか。」
「お気持ちは理解いたしましたので、これ以上のご案内には及びません。」
・知らない、わからない（かつ関係ないと言いたい）とき
「その件については分かりかねます。」
「○○についてはこちらでは存じ上げません。」
あわせて使う
→「心苦しいのですが」
→「たいへん恐縮なのですが」
→「まことに申し訳ございませんが」
→「ほんとうに残念なのですが」
→「あいにくながら/せっかく○○なのですが」
あとは、断るとき一方的にハイ終了、ではなく、もしあれば
○○すればできますよ、という提案を付け加えるといいかもしれないです。
例）「ご依頼いただきました件、明日までの返答は難しいのですが、
もし明後日の正午までお待ちいただけるのであればご返答可能かと思います。」
おまけとして個人的な経験ですが
電話をジャンジャンかけてくる人材系の営業さんには
「○○という状況ですので、今後このようなご案内をいただいても、
お仕事をお願いできることは当面ないかと思います」
というのを申し訳なさそうに言うといいみたいです。
「○○」というのは「人材会社経由での採用はしない方針」とか
「コストをかけた採用は行わない」とかでいいです。
要はいくら電話をかけてきてもあなたの商売にならないし時間の無駄だよ〜
というのをやわらかく言う感じです。
断るのはとても面倒だし相手がキレたりして
こっちの気分が悪くなることもあるので、
うまいことやりたいですね。
「それ違くね？」というとき
言ってることはわかるけどな〜というとき。
ポイントは、まず一度受け止めること。
「意図については理解いたしました。ただ、〜〜ではないでしょうか」
「○○ということですね。なるほど仰ることも理解できるのですが、」
「ご指摘の内容はもっともなのですが、」
あわせて使う
→「お言葉を返すようなのですが」
→「まことに申しあげにくいのですが」
→「大変失礼かと存じますが」
→「失礼を承知の上で申しあげますが」
あなたが言ってきたことを否定するわけじゃないんだよ〜
というのが伝わればいいです。
それ以外の小手先技
小ざかしいですがいくつか小手先。
・言いにくいことを伝えるときはひらがな多めで
例）
a「何卒御検討頂ければ幸いで御座います。」
b「なにとぞご検討いただければ幸いでございます。」
漢字がずらっと並んでるとなんかもうそれだけで
ダブルのスーツ着たおっさんにオラオラって
言われてる気がしませんか？
・相手の関係によってはわざとくだけた言い方で
例）
a「○日の会合は欠席致します。申し訳御座いません」
b「○日の会合は欠席いたします…ごめんなさい！」
相手との関係がわりと近く、かつこちらがお断りする側のとき
あまりに文面がドライだと印象が冷たくなるので。
ここまでまとめてみて、あまりにそれぞれがチンマリとした気遣いで
我ながらくだらねええええええ！思ってしまいましたが
こうしたことを悩まずにサクサクとさばいていくのが
そういうくだらないことをさっさと終わらせる近道かもと思ったり。
＃自分がそういうの気にするから気になるんだろ！というのは内緒
